《合同管理风险控制下》-北京元年管理咨询 

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发布时间:2018-06-04

《合同管理风险控制下》

包先生包先生

企业涉及到的风险主要包括战略风险、信用风险、操作风险、法律风险、市场风险等,对于规模化、规范运作企业来说,除了企业战略投资方向选择外,对企业内部与外部的业务管理风险都可以通过合同管理环节预防、监控与事后应对可能对企业造成的影响。

针对企业规模大小,可将合同管理分类为三级管理或者二级管理机制。下面以两种管理机制进行分别阐述:

当企业处于初创或发展早期阶段,公司人力资源配置不够充足、盈利能力率不高情况下,公司对合同管理主要通过二级管理机制完成,包括业务部门的合同动态跟进管理与财务部门的监督复核管理。一旦存在业务合同签订意向后,业务部门初步起草合同文本,经过公司相关业务主管领导或总经理核实确认后,交由财务部门审核并动态跟进合同履行状况,按照合同约定实施相应的款项支付手续。

当企业快速发展到一定规模,产品或服务盈利率达到或超过行业平均水平,月均签订合同数量达到相应规模后,需要企业设置专门合同管理部门,负责合同模板的编制与维护,合同跟进状态跟踪与考核监督,确保合同执行状况可视化,必要情况上线合同管理信息化系统,并每天自动提示合同执行情况,将合同跟进与考核自动化,达到跟进效果;业务部门负责业务合同数据的维护与合同履行动态跟进维护,并定期向分管领导汇报合同执行情况,反映合同履行过程中存在的问题与可能的风险;财务部门负责跟进合同执行状况并根据财务资金管理角度反馈合同执行效率。在企业规模足够大,合同归口管理部门需要建立合同管理风险库,并定期组织相关财务、业务人员参与组织合同执行风险案例分享,强化合同从生到终过程中的风险控制问题,为企业健康运营排除不良因素。

作为贯穿业务主线的合同,积累并有效防控风险是企业经营能力成熟度的体现方式之一,下面将日常合同管理环节存在的风险列式如下:

1) 合同违反国家法律、法规和公司内部规章制度的要求

2) 合同内容和条款不完整、表述不严谨、不准确,或存在重大疏漏和欺诈

3) 合同内容权责不对等

4) 合同未经适当审核或超越授权审批

5) 审核人员虽然通过审核发现问题但未提出恰当的修订意见

6) 合同起草人员没有根据审核人员的改进意见修改合同

7) 忽视被调查对象的主体资格、资信情况及履约能力的审查

8) 在合同签订前错误判断被调查对象的信用状况,或在合同履行过程中没有持续关注对方的资信变化

9) 对被调查对象的履约能力不当评价,将不具备履约能力的对象确定为准合同对象,或将具有履约能力的对象排除在准合同对象之外

10) 合同谈判签订过程中,与供应商串通舞弊行为

11) 合同谈判签订中忽略合同重大问题或在重大问题上做出不当让步

12) 超越权限签订合同、合同印章管理不当

13) 合同拆分审核或将主从合同拆离审批

14) 在合同履行过程中,未能及时发现已经或可能导致企业利益受损情况并未能采取有效措施,没有恰当的履行合同义务

15) 合同生效后,对合同条款未明确约定的事项没有及时协议补充或调整变更

16) 合同纠纷处理不当

17) 合同内容变更后未履行审核程序

18) 合同信息安全措施不当

19) 合同保管不规范或合同流转、借阅和归还缺乏有效的审批和监管

20) 合同印章被误用

21) 合同印章使用不符合规范。

合同风险管理也同样遵循成本趋大原则,风险永远存在,无法避免。只有事前增加必要的防控措施,可以降低风险发生的概率,进而减少对企业负面影响或经济损失。

按照风险管理环节的成本管控,可将风险成本分为预防成本、控制成本与损失成本。

预防成本是指风险发生前实施相应的额外预防措施而增加的成本,可包括新增加的安全设备,比如常用的灭火器、安全帽等;可包括新增加的管理流程或增加岗位,如企业支付款项要进行复核,会计、出纳要有效分离,增加一个岗位;这些预防成本投入占全部风险成本比重的高低,充分表现出企业管理水平,一般情况下超过50%说明企业管理能力较高。

控制成本是指风险事件正在发生,人员实施现场补救措施而形成的成本投入。控制成本能够反映企业相应岗位人员对本职工作的动态监控及责任态度情况,能够及时发现并采取行动的并将控制成本占风险成本比重不高于30%的说明企业风险文化尚好,可能成熟度经验不足。

损失成本是指风险事件发生完毕,企业及时采取应对措施也无法挽回损失。在企业管理过程中,损失成本也分为高、中、低差别,如果高损失成本发生说明企业管理能力低下,比如发生的煤矿坍塌事件、三鹿奶粉的三聚氰胺事件就是典型的高损失成本事件;比如发生海底捞卫生安全事件对食品企业造成中等程度的影响;扩大性引诱宣传是很多企业在销售产品过程中使用的策略,尽管短期可能有影响,但是长期一定会伤害到企业的自身产品,可能根据不同产品特点影响程度大小不同。

合同管理环节,加大合同签订前的市场调研与合同内容签订,及早预警防控风险不仅仅降低经济损失成本,可提高人员对风控管理信心,有助于风险管理文化的健康推进。

 

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